Protokoll on ametlik dokument, mis fikseerib koosoleku käigu, arutelud ja vastuvõetud otsused. Järgnev juhend aitab koostada korrektset ja sisukat protokolli.
Kuidas koostada protokolli?
1. Protokollija valimine
- Protokollija määratakse enne koosolekut või valitakse koosoleku käigus.
- Protokollijal peab olema ligipääs vajalikele dokumentidele ja materjalidele.
- Vajadusel tuleks protokollija ülesanded fikseerida ametijuhendis.
2. Ettevalmistused protokollimiseks
- Koosta päevakord ja jaga see osalejatele vähemalt kaks päeva enne koosolekut.
- Valmista ette vajalikud materjalid: lepingud, aruanded, vormid jms.
- Tee mustand olulistest ettepanekutest ja otsustest, mis võivad vajada hääletamist.
- Koosta istekohtade skeem, kui osalejate kohad ei ole eelnevalt määratud.
3. Protokollimine koosoleku ajal
- Kirjuta protokoll ainsuse kolmandas isikus ja konspektiivselt, keskendudes olulisele.
- Protokoll peab sisaldama järgmisi elemente:
- Koosoleku toimumise aeg ja koht.
- Osalejad: Nimetada juhataja, protokollija, kohalviibijad (nimeliselt või registreerimislehe alusel) ja puudujad.
- Päevakord: Teemade järjekord koos ajakava ja vastutajatega.
- Sõnavõtud: Esinejate nimed ja kokkuvõtted esitatud sisust.
- Otsused: Selgelt formuleeritud, vajadusel nummerdatud punktidena.
4. Protokolli vorminõuded
- Pealkiri: „PROTOKOLL“.
- Kuupäev ja registreerimisnumber: Kuupäev esitatakse sõnalis-numbrilises vormis, näiteks „6. jaanuar 2025“. Protokollid nummerdatakse jooksvalt tegevusaasta lõikes.
- Allkirjad: Koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad paiknevad kõrvuti. Vajadusel kirjutavad alla ka teised osalejad.
- Lisad: Viidatakse protokolli tekstis ja kinnitatakse eraldi allkirjaga.
5. Protokolli täiendamine ja säilitamine
- Protokoll trükitakse ja allkirjastatakse üldjuhul kolme päeva jooksul.
- Parandused tuleb dokumenteerida eraldi märkega ning lisada originaalile viide parandatud versioonile.
- Säilita originaal- ja parandatud protokollid hoolikalt.
6. Päevakorra koostamise põhimõtted
- Märgi selgelt koosoleku aeg, koht ja kutsutud isikud.
- Kirjelda arutatavad teemad ja oodatav tulemus.
- Järjesta teemad loogiliselt, alustades lihtsamatest ja lõpetades keerulisematega.
7. Soovitused kvaliteetse protokolli koostamiseks
- Kasuta audiovisuaalset salvestist, et tagada arutelude täpsus.
- Jäta välja konfidentsiaalne ja protokollimiseks sobimatu sisu.
- Jälgi korrektsust ja täpsust, et protokoll oleks hiljem arusaadav ka osapooltele, kes koosolekul ei osalenud.
Keskmine hinne: 5 (3 hinnangut)
Korduvad küsimused
Protokoll on ametlik dokument, mis kajastab koosolekul arutatud teemasid ja vastuvõetud otsuseid. See tagab läbipaistvuse, aitab jälgida kokkulepete täitmist ja on oluline õiguslik tõend võimalike vaidluste korral.
Protokolli koostab koosoleku juhataja poolt määratud või osalejate poolt valitud protokollija. Protokollija võib olla koosoleku liige või eraldi isik, kelle ülesandeks on täpselt dokumenteerida koosolekul arutatu ja otsustatud.
Jah, protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija. Vajadusel võivad allkirjastada ka kõik osalejad, eriti kui tegemist on vaieldava otsusega.
Protokoll tuleks vormistada ja allkirjastada üldjuhul kolme päeva jooksul pärast koosolekut. Täpne aeg võib sõltuda protokolli liigist. Näiteks seadusest tulenevalt peab korteriühistu protokoll olema liikmetele kättesaadav 14 päeva jooksul peale koosoleku toimumist. Protokolli valmimise aeg võib olla täpsustatud organisatsiooni põhikirjas.
Jah, kui avastatakse vigu, võib koostada parandatud versiooni. Originaalprotokoll tuleb säilitada koos parandustega, ning parandatud versioonile tuleb lisada viide originaalile.
Protokollide säilitamise aeg sõltub organisatsiooni sisereeglitest ja seaduse nõuetest.
Kasutatud allikad
1) Wikipedia artikkel "Protokoll" seisuga 06.01.2024 - https://et.wikipedia.org/wiki/Protokoll